Czym jest lejek sprzedażowy?
Lejek sprzedażowy w systemie CRM to funkcjonalność, która pozwala na przejrzystą wizualizację wszystkich szans sprzedaży (leadów). Widok ten opiera się na układzie kolumnowym, gdzie każdy lead przechodzi przez kolejne etapy - od momentu nawiązania pierwszego kontaktu, aż po finalizację transakcji, która kończy się wygraną lub przegraną.
Korzyści z wykorzystania lejka sprzedażowego
Optymalizacja organizacji pracy
Wszystkie szanse sprzedaży są zgromadzone w jednym, centralnym miejscu.Jasny podział odpowiedzialności
System wymaga, aby każdy lead posiadał przypisanego opiekuna. Dzięki temu wyeliminowane zostaje ryzyko pominięcia jakiejkolwiek szansy sprzedaży.Intuicyjne przeciąganie leadów między etapami (drag & drop)
Leady można przenosić między kolumnami lejka za pomocą prostego przeciągnięcia i upuszczenia – analogicznie jak w narzędziach typu Pipedrive czy Jira. Zmiana etapu szansy sprzedaży odbywa się natychmiastowo, bez konieczności otwierania formularza edycji.Zaawansowane filtrowanie
Lejek umożliwia szybkie wyszukiwanie szans sprzedaży dzięki filtrom: po statusie, kliencie oraz opiekunie. Pozwala to na efektywne zarządzanie nawet dużą liczbą leadów.Widoczna liczba leadów przy każdej kolumnie
Przy nazwie każdego etapu wyświetlana jest liczba przypisanych do niego leadów, co daje natychmiastowy wgląd w rozkład szans sprzedaży w lejku.Automatyzacja procesów i oszczędność czasu
System umożliwia automatyczne zasilanie lejka nowymi leadami poprzez integrację z zewnętrznymi systemami za pomocą API (np. z formularzy na stronach internetowych).
Dodatkowo użytkownicy mogą otrzymywać powiadomienia o pojawieniu się nowej szansy mailowo.
Skuteczne planowanie zadań
Pod każdym leadem istnieje możliwość dodania konkretnych zadań do wykonania. Zadania te są synchronizowane z panelem głównym Insly oraz kalendarzem, co ułatwia terminową realizację działań, takich jak telefony do klientów czy wysyłka ofert.Elastyczność w dopasowaniu do procesów agencji
Lejek nie posiada sztywnej struktury. Istnieje możliwość samodzielnego definiowania nazw i liczby kolumn (etapów), co pozwala na odwzorowanie realnego procesu sprzedaży, np.: „Nowy lead", „Kontakt wykonany", „Oferta wysłana", „Negocjacje", „Wygrana/Przegrana".
Kluczowe elementy lejka
Lead (szansa sprzedaży) – rekord zawierający kluczowe dane o potencjalnej transakcji, takie jak dane klienta, rodzaj produktu czy szacowana wartość ubezpieczenia.
Przypisanie do pracownika – każdy rekord musi być przypisany do konkretnego pracownika, który odpowiada za prowadzenie komunikacji i realizację kolejnych etapów sprzedaży.
Zadania pod leadem – czynności powiązane bezpośrednio z danym leadem (np. umówienie spotkania, przygotowanie kalkulacji). Są one widoczne zarówno w widoku leada, jak i w ogólnym kalendarzu użytkownika.
Kolumny lejka – etapy procesu sprzedaży, które można samodzielnie zdefiniować. Przy każdej kolumnie widoczna jest liczba przypisanych do niej leadów.
Filtry – lejek wyposażony jest w filtry umożliwiające wyszukiwanie leadów po statusie, kliencie oraz opiekunie.
Integracja API – możliwość automatycznego tworzenia leadów z zewnętrznych systemów (np. formularze www, inne aplikacje).
Powiadomienia o nowych leadach – mechanizm informujący pracowników o przypisaniu nowego leada
Praca z lejkiem - instrukcja krok po kroku
Przejście do lejka sprzedażowego
Wejście do widoku lejka odbywa się poprzez menu główne systemu CRM Insly. Należy wybrać odpowiednią zakładkę "Lejek sprzedażowy".
W górnej części widoku dostępne są filtry pozwalające na zawężenie wyświetlanych szans sprzedaży:Status – filtrowanie po bieżącym etapie leada
Klient – wyszukiwanie leadów przypisanych do konkretnego klienta
Opiekun – wyświetlanie leadów przypisanych do wybranego pracownika
Po ustawieniu filtrów należy kliknąć przycisk „Filtr", aby zastosować wybrane kryteria. Przycisk „Wyczyść filtry" przywraca widok wszystkich szans sprzedaży.
Przy nazwie każdej kolumny (etapu) wyświetlana jest liczba leadów, co pozwala na szybki wgląd w rozkład szans sprzedaży na poszczególnych etapach procesu.Dodawanie nowego leada ręcznie
W celu dodania nowej szansy sprzedaży należy skorzystać z przycisku „Dodaj szansę sprzedaży".
W otwartym formularzu wymagane jest wybranie klienta z bazy oraz wybranie odpowiedniego etapu, który chcemy zarejestrować. W tym miejscu następuje również wskazanie opiekuna, który będzie odpowiedzialny za obsługę tego rekordu.
Dodawanie leadów przez API
System Insly umożliwia integrację z zewnętrznymi źródłami danych. Konfiguracja ta odbywa się zazwyczaj na poziomie administracyjnym przy wykorzystaniu dokumentacji API Insly. Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu poprzez pomoc@insly.com. Dzięki poprawnemu mapowaniu pól, dane z formularzy www trafiają bezpośrednio do pierwszej kolumny lejka bez konieczności ich ręcznego wpisywania.
Przypisywanie leadów do pracowników
Aby przypisać opiekuna szansy sprzedaży, należy poprzez formularz, wybrać z listy odpowiedniego użytkownika:
Zmiana opiekuna leada jest możliwa w dowolnym momencie poprzez edycję szczegółów rekordu:
Konfiguracja kolumn (etapów) lejka
W ustawieniach systemu można dodawać nowe etapy lub usuwać te nieużywane. Zaleca się stosowanie przejrzystego nazewnictwa, które jednoznacznie określa status szansy sprzedaży na danym etapie.
Praca na leadzie – zmiana etapów w lejku
Zmiana etapu szansy sprzedaży może odbywać się na dwa sposoby:
Sposób 1: Przeciągnij i upuść (drag & drop)
Najszybszą metodą zmiany etapu jest ręczne przeciągnięcie karty leada z jednej kolumny do drugiej. Wystarczy kliknąć i przytrzymać kartę szansy sprzedaży, a następnie przeciągnąć ją do docelowej kolumny. Zmiana jest zapisywana automatycznie.
Sposób 2: Edycja formularza
Alternatywnie, poprzez przejście w edycję konkretnej szansy, istnieje możliwość zmiany jej statusu za pomocą formularza.
Praca z zadaniami w panelu głównym i kalendarzu
Przy każdym leadzie warto tworzyć zadania pomocnicze. Po określeniu typu zadania i terminu jego realizacji, informacja ta pojawi się w kalendarzu oraz w panelu powiadomień (będzie widoczne kiedy oznaczymy checkbox na dole formularza). Dodane zadania również znajdują się pod przypisanym do nich klientem.
Wykonane zadania należy oznaczać jako zakończone, co pozwala na zachowanie porządku w harmonogramie prac.
Powiadomienia o nowych leadach
Przez zaznaczenie opcji "Powiadomienia dla leadów sprzedażowych" w ustawieniach systemu, otrzymanie nowej szansy sprzedaży jest sygnalizowane komunikatem przesłanym na mail opiekuna leada.
Powiadomienia można włączyć w edycji każdego użytkownika przez administratora agencji:
Użytkownik otrzymuje wiadomość o podobnej treści:
Zamykanie leada i podsumowanie sprzedaży
Proces sprzedaży kończy się przeniesieniem leada do sekcji „Wygrana" lub „Przegrana". Przy zamykaniu szansy jako przegranej system może wymagać podania przyczyny (np. zbyt wysoka cena, oferta konkurencji).
Komunikaty w przypadku braku danych
Jeżeli w lejku nie znajdują się żadne szanse sprzedaży spełniające wybrane kryteria filtrowania (lub lejek jest pusty), system wyświetli stosowny komunikat: „Nie znaleziono szans sprzedażowych" wraz z sugestią zmiany zakresu filtrów lub usunięcia części z nich.
Komunikat ten pojawia się również, gdy w systemie nie zdefiniowano jeszcze żadnych kolumn lejka. W takiej sytuacji należy skonfigurować etapy procesu sprzedaży w ustawieniach systemu (patrz: punkt 5 powyżej).
W przypadku jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem czatu, który jest dostępny pod ikonką w prawym dolnym rogu programu.
