Wysyłanie automatycznych e-mail do klientów

W Insly istnieje możliwość wysyłki automatycznej wiadomości e-mail dotyczącej zbliżającego się terminu płatności za fakturę, zaległej płatności za fakturę, zbliżającego się terminu płatności raty, informacji o zaległej racie, oferty odnowienia kończącej się polisy, jak również przypomnieniu o konieczności odnowienia zgód RODO.

Aby skonfigurować wiadomości e-mail w pierwszej kolejności należy przejść
w „Ustawienia systemu” w prawym górnym rogu ekranu, następnie w lewym panelu wyszukać sekcję „Ustawienia E-mail”.

Adres e-mail – w tym polu należy wpisać adres e-mail, który będzie wyświetlany wszystkim klientom domyślnie jako adres nadawcy podczas wysyłania maili.
​Nazwa wyświetlana – w tym polu należy wpisać nazwę, która będzie wyświetlana klientom jako nadawca e-maila.
​Używaj ogólnego adresu e-mail dla wszystkich wychodzących e-maili –
po zaznaczeniu opcji „TAK” , adres e-mail oraz nadawca będą wyświetlane przy każdym mailu.
​Ustaw odpowiedź do: adres e-mail obecnego użytkownika (jeśli jest wprowadzony) – po zaznaczeniu opcji „TAK”, odpowiedź na e-mail klienta zostanie wysłana
z adresem użytkownika, z którego wiadomość została napisana. Nawet jeśli pierwsza wiadomość do klienta została wysłana z ogólnego adresu e-mail. E-mail użytkownika musi zostać dodany do systemu.
​
​

Wysyłaj wszystkie maile pod adres UDW - pole UDW pozwala na wysyłkę wiadomości w taki sposób, że odbiorcy nie widzą wzajemnie swoich adresów. UDW jest zalecanym sposobem wysyłki do większej liczby odbiorców, zapobiegającym ujawnieniu w niektórych przypadkach danych wrażliwych (możliwości skojarzenia osób i firm z daną instytucją oraz wysyłki niechcianej poczty przez współadresatów).

Aby otrzymać wszystkie wychodzące wiadomości e-mail również na inny adres
e-mail, można zmienić pole „Wysyłaj wszystkie maile pod adres UDW” na „TAK”. Pojawi się dodatkowe pole do wstawienia adresu e-mail:

​Uwaga!
Po wybraniu opcji „TAK”, pole z adresem jest wymagane do uzupełnienia.
​
​Pokaż pole UDW przy wysyłaniu maili – Po zaznaczeniu opcji „TAK”, to pole będzie zawsze widoczne podczas wysyłania wiadomości e-mail.

W polu „Ustawienia serwera poczty wychodzącej (SMTP)” można użyć serwera pocztowego Insly lub własnego serwera do wychodzących wiadomości e-mail.
Po wybraniu własnego serwera, należy również wypełnić dodatkowe informacje, takie jak: nazwa Hosta/Portu, bezpieczne połączenie, rodzaj uwierzytelnienia, login, hasło oraz ewentualne opcje SMPT.

Żeby wprowadzić bardziej zaawansowane zmiany w szablonach wiadomości e-mail, można włączyć edycję kodu HTML zaznaczając „TAK”. Daje to możliwość dostosowania tekstów wiadomości e-mail podczas konfigurowania szablonów automatycznych wiadomości e-mail (na przykład: ustaw tekst jako pogrubiony, podkreślony).

Po wprowadzeniu zmian w ustawieniach systemu należy dostosować istniejące szablony do indywidualnych potrzeb lub utworzyć nowe. System Insly umożliwia łatwe dodawanie oraz modyfikowanie wcześniej przygotowanych szablonów wiadomości e-mail, które są automatycznie wysyłane do klientów.

Aby to zrobić, należy przejść w „Ustawienia systemu”, następnie w panelu po lewej stronie wybrać zakładkę „Szablony” w sekcji "E-maile".

W celu dodania nowego szablonu, należy kliknąć w przycisk „+”:

Dostępne są różne opcje powiadomień e-mail, dla których można utworzyć szablon. Każda z nich podaje inne parametry i ustawienia odpowiednie do rodzaju wiadomości e-mail.

Po wyborze typu powiadomienia, należy:

UWAGA!

Ostatnim etapem jest treść wiadomości, którą należy wprowadzić w pole "Zawartość":  

W trakcie tworzenia szablonów e-mail bardzo przydatne są dynamiczne parametry, które pozwalają programowi na automatyczne wstawienie odpowiednich informacji do treści wiadomości. Użytkownik nie musi za każdym razem aktualizować danych dotyczących np. daty zakończenia polisy lub numeru polisy.

Poniżej lista dostępnych parametrów:
​

Imię {customer.name_first}
Nazwisko {customer.name_last}  
Nazwa klienta {customer.name}
Numer telefonu agenta {broker_person.broker_person_mobile}

Nazwa wystawiającego {policy.issuer_name}

Podpis agenta wystawiającego polisę {policy.issuer_signature} - (podpis musi być dodany w ustawieniach użytkownika)

Nazwa TU {insurer.name}
Nazwa pełna TU {insurer.name_full}
Waluta {invoice.currency}
Data początku okresu płatności {policy_installment.date}
Termin płatności raty (do dnia) {policy_installment.date_due}
Data końca obowiązywania raty {policy_installment.date_end}

Data wystawienia {policy_installment.date_issue}
Data ostatnio opłaconej raty {policy_installment.date_paid}

Ilość pozostałych rat {policy_installment.installments_left}

Kwota przyszłej płatności {policy_installment.sum}

Numer polisy {policy.no}
Data wystawienia polisy {policy.date_issue}
Początek okresu ochrony polisy {policy.date_start}
Koniec okresu ochrony polisy {policy.date_end}

Wysokość składki polisy {policy.premium_sum}

Zakres ubezpieczenia {policy.display_type}
Informacja o polisie {policy.display_name}

Numer rejestracyjny {vehicle.registration_number}

Marka pojazdu {vehicle.brand}

Model pojazdu {vehicle.model}

Rok produkcji pojazdu {vehicle.year_production}

Data ważności badań technicznych {vehicle.inspection_date_expiration}

UWAGA!

Parametr „Informacja o polisie” {policy.display_name} pobiera wszelkie informacje zawarte na polisie z pól opisu w przedmiocie ubezpieczenia:

Jeżeli polisa nie posiada wprowadzonego przedmiotu ubezpieczenia, dane zostaną zaczytane z produktu ubezpieczenia na polisie (spod jego pól opisu).

Po przygotowaniu odpowiedniego szablonu treść wiadomości e-mail będzie wyglądała w ten sposób:

Temat:
Zapłata za zaległe ubezpieczenie

Treść:
Drogi Kliencie,

według naszych danych ubezpieczyciel nie otrzymał następującej płatności ubezpieczeniowej:

Ubezpieczyciel: {insurer.name}

Nr polisy: {policy.no}

Ubezpieczone obiekty: {policy.display_name}

Suma: {policy.premium_sum}

Dokonaj płatności na rzecz ubezpieczyciela tak szybko, jak to możliwe.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej kwestii, skontaktuj się z nami.

{broker_person.broker_person_mobile} 

Z poważaniem,

{broker_person.broker_person_name}

WAŻNE!
​
Aby powiadomienie e-mail zostało wysłane prawidłowo, należy również zaznaczyć na karcie klienta preferowany sposób kontaktu:

Podczas tworzenia szablonów wiadomości e-mail można dodać zdjęcie do swojego podpisu lub mieć podpis wyświetlany jako plik zdjęciowy.

Przede wszystkim, trzeba upewnić się, że zdjęcie jest zapisane na dysku w komputerze, następnie należy przejść w „Ustawienia systemu” w prawym górnym rogu ekranu, po czym odszukać sekcję „E-maile i wydruki PDF” i przejść do zakładki „Zdjęcia w szablonach”.

Aby dodać zdjęcie należy nacisnąć przycisk „+Dodaj zdjęcie(a)”:

Wyświetli się nowe okno, w którym trzeba wybrać zdjęcie z dysku, następnie nacisnąć przycisk „Dodaj zdjęcie(a)”.

Po przesłaniu zdjęcia do szablonu, trzeba upewnić się, że będzie ono widoczne
w wysłanym e-mailu. Najpierw należy sprawdzić nazwę zapisanego obrazu.

Zakładając, iż zapisany obraz nazywa się „Inlsylogo”, należy przejść w „Ustawienia systemu”, znaleźć sekcję „E-maile” i przejść w zakładkę „Szablony e-mail”:

Następnie należy nacisnąć na „ołówek”, dodać do zawartości tekstu fragment zaznaczony na poniższym obrazku i zmienić nazwę na zgodną z nazwą zdjęcia,
czyli w tym przypadku będzie to „Inslylogo”. Po wszystkim nacisnąć „Zapisz”.

Ze względu na zmiany w ustawieniach serwera mogą pojawić się różne błędy związane z serwerami e-mail. Jednym z nich jest „Błąd SMTP – brak autoryzacji”:

„SMTP Error: The following recipients failed: example@example.com (5.7.1 : Recipient address rejected: Message rejected due to: SPF fail - not authorized. Please see http://www.openspf.net/Why?[your-information-inserted-here])”

Mówiąc najprościej, domena example.com wysyła e-maile za pomocą srv.insly.net. Jednak zgodnie z domeną example.com srv.insly.net (88.196.97.74) nie znajduje się
na liście autoryzowanych i zaufanych, która jest używana do wysyłania wiadomości
e-mail i dlatego wszystkie wiadomości e-mail są odrzucane.

Istnieją 2 możliwe rozwiązania tego problemu: