Poniżej przedstawiamy krótki film jak prawidłowo przeprowadzić proces RODO w Insly.
Wypełnianie obowiązków RODO i IDD w trakcie obsługi klienta
System Insly asystuje użytkownika w trakcie procesu sprzedaży, pomagając realizować obowiązki wynikające z przepisów RODO i IDD, zgodnie z wytyczymy regulatora (KNF). Wymagania związane z ochroną danych osobowych dotyczą zasadniczo dwóch sytuacji:
I. Nowy klient
W tym przypadku zanim przystąpimy do jakichkolwiek czynności związanych z przetwarzaniem danych klienta, niezbędne jest spełnienie minimalnego obowiązku,
jakim jest przekazanie informacji o administratorze danych osobowych (najczęściej jest nim agencja). W tym celu na ścieżce sprzedaży dodajemy min. wymagane dane klienta oraz adres e-mail, zwłaszcza jeśli obsługujemy klienta zdalnie:
Po zapisaniu danych klienta, przechodzimy do modułu RODO i zaznaczamy pierwszą
z opcji: "Przetwarzanie danych":
Pod tą opcją kryje się przekazanie klientowi wymaganych danych w postaci klauzul informacyjnych dot. administratora danych osobowych.
UWAGA!
Nie przekazując klientowi tych danych, nie mamy prawo przetwarzać żadnych z przekazanych danych osobowych, ani przechodzić do dalszych etapów procesu sprzedaży!
Ponieważ jest to kluczowe, to nawet jeśli nie zaznaczymy, a klikniemy w checkbox obok którejkolwiek z pozostałych opcji, to pierwsze pole zaznaczy się automatycznie.
Pozostałe opcje to zgody wymagane w przypadku, gdy chcemy wykorzystywać dane klienta do celów niezwiązanych z kalkulacją oferty i zawarciem umowy ubezpieczenia, będącej jej konsekwencją (w przypadku nie zawarcia umowy i nie zebraniu żadnych zgód dane powinny zostać skasowane, gdyż nie ma podstawy do ich przetwarzania!).
Marketing – tę opcję zaznaczamy jeśli chcemy kontaktować się z klientem w celu przekazywania informacji handlowych, ofert produktowych np. związanych z ubezpieczeniem na życie w sytuacji, gdy klient ubezpiecza za naszym pośrednictwem wyłącznie swoje auto.
E-mail – zbieramy jeśli chcemy klientowi wysłać widomości o treści handlowej (niezwiązane z zawartymi umowami ubezpieczenia) pocztą elektroniczną lub na numer telefonu.
SMS/Telefon – analogicznie jak wyżej: musimy mieć tę zgodę (o nieco innej treści), żeby kontaktować się z klientem telefonicznie lub wysłać wiadomość na nr telefonu.
Aby zaznaczyć właściwe zgody, wcześniej należy odczytać klientowi ich pełne treści, widoczne po najechaniu kursorem na ikonę:
Istnieje też możliwość ukrycia opcji, których nie planujemy używać lub dodania własnych zgód czy też edycji ich treści (dostępne w wybranych planach abonamentowych).
Po zaznaczeniu zgód udzielonych przez klienta, decydujemy, czy chcemy potwierdzenie tych wyborów wydrukować (jeśli z klientem mamy kontakt bezpośredni).
lub wysłać klientowi na mail (gdy obsługa zdalna):
Obsługa bezpośrednia
Po otwarciu pliku pdf z zapisem wybranych zgód i weryfikacji, przekazujemy klientowi do potwierdzenia podpisem.
Podpisany dokument skanujemy i w dowolnym momencie wysyłamy do programu Insly, wchodząc w zakładkę "Narzędzia" i wybierając opcję "Zaimportuj skany RODO".
Następnie wskazujemy zapisany na dysku skan albo przeciągamy go na pole na środku ekranu. System potwierdzi poprawność importu i automatycznie przypisze plik do właściwego klienta, modyfikując odpowiednio statusy poszczególnych zgód:
Obsługa zdalna
W przypadku, gdy klient nie ma możliwości podpisania wydruku, korzystamy ze zgody za pośrednictwem wiadomości e-mail. Po zaznaczeniu udzielonych zgód, klikamy na przycisk:
i weryfikujemy treść maila przed jego wysyłką do klienta. W tym miejscu możemy także załączyć dodatkowe pliki np. wymagane przez IDD (informacje o dystrybutorze ubezpieczeń czy upoważnienie dla OFWCA):
W przypadku wybranych planów abonamentowych można także tak skonfigurować system, żeby wybrane pliki były z automatu załączane do maila wysyłanego przez konkretnego użytkownika (nie ma potrzeby każdorazowo manualnie załączać).
Po kliknięciu na identyczny przycisk "Wyślij e-mailem", wiadomość powinna trafić do skrzynki adresata. Zatytułowana jest po prostu „Ubezpieczenie”, a w jej treści zawarte są te informacje, które były widoczne na podglądzie. Klient potwierdza, że wszystko jest zgodnie z odpowiedziami jakie udzielił, klikając na przycisk:
po czym zobaczy komunikat, że ta czynność została zarejestrowana w systemie.W sytuacji, gdy nie zgadza się z przekazanymi informacjami lub zmienił zdanie,
może odpowiedzieć na tę wiadomość, a e-mail trafi bezpośrednio do skrzynki e-mail użytkownika, który wysłał wiadomość z systemu Insly.
Zgody zebrane poza systemem
Jeśli wcześniej zostały zebrane od klientów prawidłowe zgody (w innym systemie, na papierze) albo klient potwierdził ich prawidłowość nie klikając w przesłany link, a np. SMSem (raczej trudna dowodowo sytuacja i należy dążyć do jak najszybszego zdobycia solidniejszego potwierdzenia w postaci podpisu lub akceptacji przez e-mail), można zmienić status zgód ręcznie, klikając ikonę edycji i wybierając adekwatny status:
II. Zarządzanie zgodami klienta z bazy
Uzyskiwanie podstaw do przetwarzania danych klienta to nie jest czynność jednorazowa. Należy liczyć się z sytuację, w której klient cofnie udzielone zgody lub pojawi się konieczność zebrania dodatkowej zgody (np. gdy klient prosi o przesłanie oferty na adres e-mail, a wcześniej nie wyraził zgody na przekazanie treści handlowych tym kanałem komunikacji.
Modyfikację udzielonych zgód można wykonać np. z poziomu panelu klienta:
Zmiany wykonujemy analogicznie, jak w przypadku zbierania wstępnych zgód, zaznaczając checkboxy zgodnie z oczekiwaniami klienta i następnie drukując potwierdzenie (do podpisu) lub wysyłając na adres e-mail celem potwierdzenia.
Jeśli klient wyrazi chęć cofnięcia danej zgody, można ręcznie zmienić jej status bez konieczności wysyłki czy druku (nie potrzeba na to potwierdzenia):
W przypadku jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem czatu,
który jest dostępny pod ikonką w prawym dolnym rogu programu.
