W Insly istnieje możliwość wysyłki automatycznej wiadomości e-mail dotyczącej zbliżającego się terminu płatności za fakturę, zaległej płatności za fakturę, zbliżającego się terminu płatności raty, informacji o zaległej racie, oferty odnowienia kończącej się polisy, jak również przypomnieniu o konieczności odnowienia zgód RODO.

Ustawienia e-mail

Aby skonfigurować wiadomości e-mail w pierwszej kolejności należy przejść
w „Ustawienia systemu” w prawym górnym rogu ekranu, w polu „Szukaj” wpisać
„e-mail” i przejść do sekcji „Ustawienia E-mail”:

OGÓLNY ADRES E-MAIL


Adres e-mail – w tym polu należy wpisać adres e-mail, który będzie wyświetlany wszystkim klientom domyślnie jako adres nadawcy podczas wysyłania maili.
Nazwa wyświetlana – w tym polu należy wpisać nazwę, która będzie wyświetlana klientom jako nadawca e-maila.
Używaj ogólnego adresu e-mail dla wszystkich wychodzących e-maili
po zaznaczeniu opcji „TAK” , adres e-mail oraz nadawca będą wyświetlane przy każdym mailu.
Ustaw odpowiedź do: adres e-mail obecnego użytkownika (jeśli jest wprowadzony) – po zaznaczeniu opcji „TAK”, odpowiedź na e-mail klienta zostanie wysłana
z adresem użytkownika, z którego wiadomość została napisana. Nawet jeśli pierwsza wiadomość do klienta została wysłana z ogólnego adresu e-mail. E-mail użytkownika musi zostać dodany do systemu.

ADRES E-MAIL DO WYSYŁKI FAKTUR


Adres e-mail – aby używać innego adresu mailowego niż ogólny do wysyłki faktur, należy wpisać go w tym polu.
Nazwa wyświetlana – ta nazwa będzie pokazywana klientom jako nadawca wiadomości e-mail dotyczących faktur.

ADRES E-MAIL DO WYSYŁKI INFORMACJI O PŁATNOŚCIACH

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie


Adres e-mail – aby używać innego adresu mailowego niż ogólny do wysyłki informacji o płatnościach, należy wpisać go w tym polu.
Nazwa wyświetlana - ta nazwa będzie pokazywana klientom jako nadawca wiadomości e-mail informujących o płatnościach.

UDW (UKRYTE DO WIADOMOŚCI)

Wysyłaj wszystkie maile pod adres UDW
Pole UDW pozwala na wysyłkę wiadomości w taki sposób, że odbiorcy nie widzą wzajemnie swoich adresów. UDW jest zalecanym sposobem wysyłki do większej liczby odbiorców, zapobiegającym ujawnieniu w niektórych przypadkach danych wrażliwych (możliwości skojarzenia osób i firm z daną instytucją oraz wysyłki niechcianej poczty przez współadresatów).

Aby otrzymać wszystkie wychodzące wiadomości e-mail również na inny adres
e-mail, można zmienić pole „Wysyłaj wszystkie maile pod adres UDW” na „TAK”. Pojawi się dodatkowe pole do wstawienia adresu e-mail:


Uwaga!
Po wybraniu opcji „TAK”, pole z adresem jest wymagane do uzupełnienia.

Pokaż pole UDW przy wysyłaniu maili – Po zaznaczeniu opcji „TAK”, to pole będzie zawsze widoczne podczas wysyłania wiadomości e-mail.


USTAWIENIA SERWERA POCZTY WYCHODZĄCEJ (SMTP)

W polu „Ustawienia serwera poczty wychodzącej (SMTP)” można użyć serwera pocztowego Insly lub własnego serwera do wychodzących wiadomości e-mail.
Po wybraniu własnego serwera, należy również wypełnić dodatkowe informacje, takie jak: nazwa Hosta/Portu, bezpieczne połączenie, rodzaj uwierzytelnienia, login, hasło oraz ewentualne opcje SMPT.

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie

Edycja w formacie HTML

Żeby wprowadzić bardziej zaawansowane zmiany w szablonach wiadomości e-mail, można włączyć edycję kodu HTML zaznaczając „TAK”. Daje to możliwość dostosowania tekstów wiadomości e-mail podczas konfigurowania szablonów automatycznych wiadomości e-mail (na przykład: ustaw tekst jako pogrubiony, podkreślony).

Używanie szablonów wiadomości e-mail

W systemie Insly, można łatwo dodawać oraz modyfikować już stworzone szablony
e-mail, które są wysyłane automatycznie do klientów.

Aby to zrobić, należy przejść w „Ustawienia systemu”--> „E-maile i wydruki PDF” --> „Szablony e-mail”:

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie

Dodawanie nowego szablonu

W celu dodania nowego szablonu, należy kliknąć w przycisk „+”:

Dostępne są różne opcje powiadomień e-mail, dla których można utworzyć szablon. Każda z nich podaje inne parametry i ustawienia odpowiednie do rodzaju wiadomości e-mail.

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie

Po wyborze typu powiadomienia, należy:

  • wybrać język

  • dodać adres mailowy w polu UDW (opcjonalnie)

  • zaznaczyć produkty ubezpieczeń dedykowane do tworzonego szablonu

  • zaznaczyć Towarzystwa Ubezpieczeń, do których wiadomość będzie wysyłana

  • wybrać datę na ile dni przed końcem polisy ma zostać wysłane powiadomienie:

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie

UWAGA!

  • W polu „Ilość stworzonych powiadomień” należy zawsze ustawić wartość „0”.

  • Ilość szablonów nie jest ograniczona, co oznacza, że dla określonych produktów/kanałów sprzedaży/Towarzystw istnieje możliwość stworzenia dedykowanych treści wiadomości.


Ostatnim etapem jest treść wiadomości, którą należy wprowadzić w pole "Zawartość":  

Obraz zawierający stół

Opis wygenerowany automatycznie

Przydatne kody do wykorzystania w szablonie

W trakcie tworzenia szablonów e-mail bardzo przydatne są dynamiczne parametry, które pozwalają programowi na automatyczne wstawienie odpowiednich informacji do treści wiadomości. Użytkownik nie musi za każdym razem aktualizować danych dotyczących np. daty zakończenia polisy lub numeru polisy.



Poniżej lista dostępnych parametrów:

Imię {customer.name_first}
Nazwisko {customer.name_last}  
Nazwa klienta {customer.name}
Numer telefonu agenta {broker_person.broker_person_mobile}
Opiekun klienta {broker_person.broker_person_name}
Waluta {invoice.currency}
Data {policy_installment.date}
Data faktury {invoice.date}
Data płatności faktury {invoice.date_due}
Data ostatniej płatności na fakturze {invoice.date_lastpayment}
Numer faktury {invoice.no}
Suma faktury {invoice.sum}
Dotychczasowa wpłata {invoice.sum_paid}
Termin płatności raty (do dnia) {policy_installment.date_due}
Data wystawienia {policy_installment.date_issue}
Data ostatnio opłaconej raty {policy_installment.date_paid}
Informacja o polisie {policy.display_name}
Data końca obowiązywania raty {policy_installment.date_end}
Data ostatnio opłaconej raty {policy_installment.date_paid}
Numer polisy {policy.no}
Data wystawienia polisy {policy.date_issue}
Początek okresu ochrony polisy {policy.date_start}
Koniec okresu ochrony polisy {policy.date_end}
Nazwa TU {insurer.name}
Nazwa pełna TU {insurer.name_full}
Składka {policy.premium_sum}
Data obowiązywania zgody {consent.valid_date}
Typ zgody {consent_type.type}

UWAGA!

Parametr „Informacja o polisie” {policy.display_name} pobiera wszelkie informacje zawarte na polisie z pól opisu w przedmiocie ubezpieczenia:

Jeżeli polisa nie posiada wprowadzonego przedmiotu ubezpieczenia, dane zostaną zaczytane z produktu ubezpieczenia na polisie (spod jego pól opisu).

Po przygotowaniu odpowiedniego szablonu treść wiadomości e-mail będzie wyglądała w ten sposób:

Temat:
Zapłata za zaległe ubezpieczenie

Treść:
Drogi Kliencie,

według naszych danych ubezpieczyciel nie otrzymał następującej płatności ubezpieczeniowej:

Ubezpieczyciel: {insurer.name}

Nr polisy: {policy.no}

Ubezpieczone obiekty: {policy.display_name}

Suma: {policy.premium_sum}

Dokonaj płatności na rzecz ubezpieczyciela tak szybko, jak to możliwe.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej kwestii, skontaktuj się z nami.

{comment} 

Z poważaniem,

{broker_person.broker_person_name}

{broker_person.broker_person_mobile}

WAŻNE!

Aby powiadomienie e-mail zostało wysłane prawidłowo, należy również zaznaczyć na karcie klienta preferowany sposób kontaktu:

Jak dodać zdjęcie do szablonu e-mail?

Podczas tworzenia szablonów wiadomości e-mail można dodać zdjęcie do swojego podpisu lub mieć podpis wyświetlany jako plik zdjęciowy.

Przede wszystkim, trzeba upewnić się, że zdjęcie jest zapisane na dysku w swoim komputerze, następnie należy przejść w „Ustawienia systemu”, klikając uprzednio
na koło zębate w górnym prawym rogu ekranu, po czym odszukać „E-maile i wydruki PDF” i przejść do zakładki „Zdjęcia w szablonach”.

Aby dodać zdjęcie należy nacisnąć przycisk „+”:

Obraz zawierający stół

Opis wygenerowany automatycznie

Wyświetli się nowe okno, w którym trzeba wybrać zdjęcie z dysku, następnie nacisnąć przycisk „Dodaj zdjęcie(a)”.

Dodawanie obrazu do szablonu wiadomości e-mail

Po przesłaniu zdjęcia do szablonu, trzeba upewnić się, że będzie ono widoczne
w wysłanym e-mailu. Najpierw należy sprawdzić nazwę zapisanego obrazu.

Zakładając, iż zapisany obraz nazywa się „Test123”, należy przejść w „Ustawienia systemu”, po czym w sekcję „E-maile i wydruki PDF” i zakładkę „Szablony e-mail”:

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie

Następnie należy nacisnąć na „ołówek”, odnaleźć w zawartości tekstu fragment zaznaczony na poniższym obrazku i zmienić nazwę na zgodną z nazwą zdjęcia,
czyli w tym przypadku będzie to „Test123”. Po wszystkim nacisnąć „Zapisz”.

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie

Wysyłka wiadomości e-mail z przypomnieniem o płatności

W Insly istnieje również możliwość aby wysłać powiadomienie e-mail
z przypomnieniem o płatności dla konkretnego Towarzystwa Ubezpieczeń
w przypadku kiedy w programie jest włączona opcja tworzenia faktur.

W celu wysłania wiadomości e-mail z przypomnieniem o płatności należy otworzyć „Ustawienia systemu” i wyszukać „Automatyczne generowanie powiadomień o płatnościach”.

Aby dodać nowy szablon wiadomości, należy użyć ikony "+", wtedy program przekieruje na nową stronę tworzenia szablonu e-mail.

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie

W pierwszej kolejności należy wybrać produkty ubezpieczeń:

Następnie wyboru Towarzystw, liczbę dni przed datą płatności, oraz treść wiadomości.

Obraz zawierający tekst

Opis wygenerowany automatycznie

Na koniec należy potwierdzić dodanie nowego szablonu przyciskiem "Dodaj".

Błąd SMTP: brak autoryzacji

Ze względu na zmiany w ustawieniach serwera mogą pojawić się różne błędy związane z serwerami e-mail. Jednym z nich jest „Błąd SMTP – brak autoryzacji”.

„SMTP Error: The following recipients failed: example@example.com (5.7.1 : Recipient address rejected: Message rejected due to: SPF fail - not authorized. Please see http://www.openspf.net/Why?[your-information-inserted-here])”

Mówiąc najprościej, domena example.com wysyła e-maile za pomocą srv.insly.net. Jednak zgodnie z domeną example.com srv.insly.net (88.196.97.74) nie znajduje się
na liście autoryzowanych i zaufanych, która jest używana do wysyłania wiadomości
e-mail i dlatego wszystkie wiadomości e-mail są odrzucane.

Istnieją 2 możliwe rozwiązania tego problemu:

  1. Pierwsza opcja polega na skontaktowaniu się z dostawcą usług e-mail w celu dostosowania ich ustawień i poproszenie o dodanie srv.insly.net (88.196.97.74)
    do listy zaufanych wyjątków, przez którą można wysyłać wiadomości e-mail.
    Po wykonaniu tej czynności wiadomości e-mail powinny być poprawnie wysyłane.

  2. Drugą opcją jest zmiana ustawień serwera w „Ustawienia systemu” -> „E-maile
    i wydruki PDF” -> „Ustawienia e-mail”. Aby użyć własnego serwera poczty wychodzącej. Należy wprowadzić niezbędne informacje i kliknąć "Zapisz". Program korzysta teraz z własnego serwera e-mail do wysyłania wiadomości
    e-mail.

Najczęstsze pytania:

  • Czy ta usługa jest płatna?
    Nie.

  • Kiedy wysyłane są powiadomienia e-mail?
    Codziennie około godziny 09:00 rano.

  • Czy można sprawdzić historię wysłanych powiadomień?

    Tak. Należy przejść na polisę, następnie na kartę klienta i wybrać sekcję "Historia powiadomień":

  • Czy powiadomienie zostanie wysłane do polisy anulowanej?
    Nie, jednakże polisa musi zostać „oznaczona jako anulowana” w Insly.

W przypadku jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem czatu, który jest dostępny pod ikonką w prawym dolnym rogu programu.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?