Rejestrowanie płatności w Insly polega na oznaczeniu wymaganej kolejnej raty na harmonogramie jako zapłacona.
Na poziomie karty polisy wymagane raty dostępne są w zakładce harmonogram płatności.

Na widoku głównym widzimy również saldo polisy. Na czerwono oznaczone są raty zaległe.
Wszystkie zaległe raty, które nie zostały oznaczone jako opłacone widoczne będą w menu „Płatności” -> „Obsługa zadłużenia.”
W Insly możemy rejestrować płatność na 3 sposoby:

SPOSÓB 1 – Dodawanie płatności:

Jest to najprostszy i najkrótszy sposób na dodanie płatności. W tym module nie dodajemy informacji o wysokości prowizji i raportów do TU.

Rejestrowanie płatności:

  1. Płatność w Insly możemy dodać wchodząc na kartę polisy i kliknąć w zakładkę harmonogram płatności.

Uzupełnianie danych o transakcji

  1. Przy danej racie po prawej stronie najeżdżamy myszką na znak „$” i klikamy w „Dodaj płatność”. Pojawi nam się nowe okno w którym będziemy mogli wybrać w jaki sposób płatność została dokonana, uzupełnić datę, wprowadzić nr konta i nazwę płatnika.

Zmapowana składka

  1. Po kliknięciu ZAPISZ pojawi się nam karta płatności, z której będziemy mogli przejść bezpośrednio na poprzednią kartę polisy klikając w jej numer.

Dzięki temu widzimy na harmonogramie płatności oraz na karcie głównej polisy (poprzez zmniejszenie się salda polisy), że płatności została dodana.

SPOSÓB 2 – Import prowizji

Dzięki temu modułowi możemy zaimportować wysokość prowizji do Insly bezpośrednio z raportu TU. Import prowizji działa również dla TU takich jak PZU – które rozbijają prowizję na polisie na ryzyka. Insly zsumuje wartość prowizji z poszczególnych ryzyk i przypisze sumę ich prowizji do polisy znajdującej się w Insly.

Z tego modułu polecamy korzystać, gdy:
• Nie wprowadzaliśmy informacji o wysokości prowizji przy dodawaniu polis,
• potrzebujemy informacji o wysokości prowizji z Towarzystw Ubezpieczeniowych w Insly,
• Chcemy na podstawie pliku z TU oznaczyć kolejne raty jako opłacone.

Dodawanie pliku prowizji

  1. Klikamy w Narzędzia a następnie w Import prowizji.

2. Aby dodać plik prowizji z TU klikamy w znak „+” w prawym górnym rogu ekranu.

Plik prowizji powinien zawierać następujące kolumny:
• numer polisy
• numer raty
• składkę przypisaną
• sumę prowizji

3. Następnie dodajemy plik prowizji i klikamy w Dodaj.

Zmapowanie prowizji

  1. Po załączeniu pliku klikamy w Przypisz prowizje poprawnie zmapowane.

2. Import kończy się raportem, który informuje nas o zmapowanych płatnościach.

Jak ustawić plik do importu?
Program Insly zaczytuje dane z pliku znajdującego się w Insly, aby poprawnie zaimportować płatności kopiujemy wybrane dane z pliku otrzymanego z TU do Insly.

W jaki sposób Insly importuje płatności?
Przy importowaniu płatności z pliku do programu zastosowano następujące walidacje:

  • czy dany numer polisy znajduje się w programie
  • czy wartość raty z raportu równa się z ratą przypisaną do polisy w systemie
  • czy rata jest w systemie
  • czy format pliku w Excel jest prawidłowy ( .xls lub .xlsx lub .csv )
  • czy suma prowizji nie przekracza składki przypisanej
  • czy w pliku znajduje się numer raty

Jakie mogą być komunikaty błędów w raporcie i czym są spowodowane?

  • Brak numeru polisy

Nie odnaleziono polisy o takim numerze. Sprawdzamy, czy faktycznie taka polisa została dodana do Insly, jeżeli nie to dodajemy.

  • Dodaj numer raty do pliku w celu przypisania prowizji

W pliku nie dodano numeru raty, warto sprawdzić, czy rzeczywiście w raporcie znajduje się numer raty, jeżeli nie to dodajemy.

  • Wybrano pierwszą niezapłaconą ratę

Oznacza to, że kwota prowizji została powiązana z pierwszą ratą w harmonogramie rat. Warto sprawdzić w Excelu czy kwota prowizji jest dobrze wpisana.

  • Suma raty jest inna niż w pliku - sprawdź dane

Suma raty w pliku Excela jest inna niż niż w programie. Sprawdzamy dane w programie i w pliku, jeżeli gdzieś są rozbieżności to poprawiamy.

  • Format liczb w pliku Excel jest nieprawidłowy

Format liczb w raporcie prowizji jest nieprawidłowy. Sprawdzamy w Excelu czy format liczb jest poprawny.

SPOSÓB 3 - Raportowanie do TU / Rozliczenia

Dzięki temu modułowi usprawniane są rozliczenia z Towarzystwami Ubezpieczeniowymi. Są tu zawarte wszystkie elementy niezbędne do prawidłowego rozliczenia. Program daje możliwość automatyzacji rozliczenia oraz wspiera w wystawianiu faktur.
Ten sposób sprawdza się, gdy:
• Nie korzystamy z Insly do zarządzania prowizjami a chcemy jedynie w szybki sposób oznaczyć które raty zostały opłacone
• Przy dodawaniu polis wprowadzaliśmy wysokość prowizji i chcemy sprawdzić, czy naliczona prowizja przez TU jest równa prowizji, którą mamy w programie. Dzięki tej metodzie możemy również dowolnie edytować wysokość rat i prowizji na raporcie
• chcemy oznaczyć wiele płatności jednocześnie, np. na podstawie raportu z TU, który otrzymaliśmy

Dodawanie raportu do Towarzystw Ubezpieczeniowych

  1. Klikamy w Płatności i wybieramy Raportowanie do TU/Rozliczenia.

2. Aby dodać nowy raport do TU, klikamy w znak „+” w prawym górnym rogu ekranu. Uzupełniamy:
Opis : Rekomendujemy wpisywać nazwę zgodną z plikiem, jaki otrzymaliśmy z TU, lub numerem FV który wystawimy
Towarzystwo Ubezpieczeń, którego dane rozliczenie dotyczy
Datę początku i końca (jest to wartość informacyjna, nie ma wpływu na płatności, które znajdą się w raporcie) a następnie klikamy Zapisz

Oznaczenie zapłaconych rat

  1. W zakładce Raty w prawym górnym rogu klikamy w ikonę Koła zębatego i wybieramy Dodaj płatności.

2. Możemy zaznaczyć wszystkie polisy z raportu TU poprzez ikonę Zaznacz wszystko lub zaznaczyć je ręcznie poprzez kliknięcie w checkbox przy polisie, wybierając kolejno te płatności, które znalazły się na rozliczeniu przesłanym z TU.
Następnie w prawym dolnym rogu klikamy w Dodaj płatność.

W ten sposób dodaliśmy płatności do raportu i możemy sprawdzić, czy inkaso oraz wysokość prowizji jest zgodny z tym, co otrzymaliśmy od TU.

  • Jeżeli suma płatności w raporcie nie jest zgodna z sumą prowizji wypłaconej przez TU, możemy edytować ratę (jej prowizję lub wysokość).
  • Finalnie suma prowizji i składki oraz ilość rat na raporcie w Insly była taka sama jak suma prowizji, składki i ilości rat w raporcie z TU.
  • Edycja raty odbywa się poprzez kliknięcie na przycisk numeru polisy, gdzie możemy edytować zarówno wysokość jak i prowizję na poziomie każdej płatności.

3. Jeżeli płatności nam się zgadzają to możmy oznaczyć je jako opłacone przez klientów. Aby to zrobić należy kliknąć w Koło Zębate i wybrać Zaznacz raty jako zapłacone.

4. W edycji danych raportu uzupełniamy datę, następnie klikamy w Oznacz wszystkie raty z TU jako zapłacone.

Sprawdzanie poprawności zmapowanych składek

Jeżeli suma składek jest poprawna możemy kliknąć w prawym górnym rogu Zatwierdź raport. Kliknięcie na opcję zatwierdź raport spowoduje brak możliwości zmian na raporcie.

Dodawanie faktury TU

Jeżeli chcemy dodać informację o numerze Faktury VAT wystawionej do tego rozliczenia. Klikamy w Widok Główny, a następnie na ikonę Koła Zębatego w prawym górnym rogu.

Uzupełniamy kolejno informacje o Numerze FV, Towarzystwie Ubezpieczeniowym, Dacie i Terminie Płatności, a następnie klikamy w Zapisz.

Końcowy rezultat naszych prac widoczny będzie na harmonogramie płatności, gdzie widzimy kolejno:
• Datę opłacenia raty.
• Nazwę raportu na podstawie którego było rozliczenie.
• Numer FV

Kolumnę raport do TU możemy włączyć klikając na ikonę Koła zębatego, następnie wybieramy Raport do TU i na koniec klikamy w Zapisz.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?