Rejestrowanie płatności w Insly polega na oznaczeniu wymaganej kolejnej raty na harmonogramie jako zapłacona.
Na poziomie karty polisy wymagane raty dostępne są w zakładce harmonogram płatności.
Na widoku głównym widzimy również saldo polisy. Na czerwono oznaczone są raty zaległe.
Wszystkie zaległe raty, które nie zostały oznaczone jako opłacone widoczne będą w menu „Płatności” -> „Obsługa zadłużenia.”
W Insly możemy rejestrować płatność na 3 sposoby:
SPOSÓB 1 – Dodawanie płatności:
Jest to najprostszy i najkrótszy sposób na dodanie płatności. W tym module nie dodajemy informacji o wysokości prowizji i raportów do TU.
Rejestrowanie płatności:
- Płatność w Insly możemy dodać wchodząc na kartę polisy i kliknąć w zakładkę harmonogram płatności.
Uzupełnianie danych o transakcji
- Przy danej racie po prawej stronie najeżdżamy myszką na znak „$” i klikamy w „Dodaj płatność”. Pojawi nam się nowe okno w którym będziemy mogli wybrać w jaki sposób płatność została dokonana, uzupełnić datę, wprowadzić nr konta i nazwę płatnika.
Zmapowana składka
- Po kliknięciu ZAPISZ pojawi się nam karta płatności, z której będziemy mogli przejść bezpośrednio na poprzednią kartę polisy klikając w jej numer.
Dzięki temu widzimy na harmonogramie płatności oraz na karcie głównej polisy (poprzez zmniejszenie się salda polisy), że płatności została dodana.
SPOSÓB 2 – Import prowizji
Dzięki temu modułowi możemy zaimportować wysokość prowizji do Insly bezpośrednio z raportu TU. Import prowizji działa również dla TU takich jak PZU – które rozbijają prowizję na polisie na ryzyka. Insly zsumuje wartość prowizji z poszczególnych ryzyk i przypisze sumę ich prowizji do polisy znajdującej się w Insly.
Z tego modułu polecamy korzystać, gdy:
• Nie wprowadzaliśmy informacji o wysokości prowizji przy dodawaniu polis,
• potrzebujemy informacji o wysokości prowizji z Towarzystw Ubezpieczeniowych w Insly,
• Chcemy na podstawie pliku z TU oznaczyć kolejne raty jako opłacone.
Dodawanie pliku prowizji
- Klikamy w Narzędzia a następnie w Import prowizji.
2. Aby dodać plik prowizji z TU klikamy w znak „+” w prawym górnym rogu ekranu.
Plik prowizji powinien zawierać następujące kolumny:
• numer polisy
• numer raty
• składkę przypisaną
• sumę prowizji
3. Następnie dodajemy plik prowizji i klikamy w Dodaj.
Zmapowanie prowizji
- Po załączeniu pliku klikamy w Przypisz prowizje poprawnie zmapowane.
2. Import kończy się raportem, który informuje nas o zmapowanych płatnościach.
Jak ustawić plik do importu?
Program Insly zaczytuje dane z pliku znajdującego się w Insly, aby poprawnie zaimportować płatności kopiujemy wybrane dane z pliku otrzymanego z TU do Insly.
W jaki sposób Insly importuje płatności?
Przy importowaniu płatności z pliku do programu zastosowano następujące walidacje:
- czy dany numer polisy znajduje się w programie
- czy wartość raty z raportu równa się z ratą przypisaną do polisy w systemie
- czy rata jest w systemie
- czy format pliku w Excel jest prawidłowy ( .xls lub .xlsx lub .csv )
- czy suma prowizji nie przekracza składki przypisanej
- czy w pliku znajduje się numer raty
Jakie mogą być komunikaty błędów w raporcie i czym są spowodowane?
- Brak numeru polisy
Nie odnaleziono polisy o takim numerze. Sprawdzamy, czy faktycznie taka polisa została dodana do Insly, jeżeli nie to dodajemy.
- Dodaj numer raty do pliku w celu przypisania prowizji
W pliku nie dodano numeru raty, warto sprawdzić, czy rzeczywiście w raporcie znajduje się numer raty, jeżeli nie to dodajemy.
- Wybrano pierwszą niezapłaconą ratę
Oznacza to, że kwota prowizji została powiązana z pierwszą ratą w harmonogramie rat. Warto sprawdzić w Excelu czy kwota prowizji jest dobrze wpisana.
- Suma raty jest inna niż w pliku - sprawdź dane
Suma raty w pliku Excela jest inna niż niż w programie. Sprawdzamy dane w programie i w pliku, jeżeli gdzieś są rozbieżności to poprawiamy.
- Format liczb w pliku Excel jest nieprawidłowy
Format liczb w raporcie prowizji jest nieprawidłowy. Sprawdzamy w Excelu czy format liczb jest poprawny.
SPOSÓB 3 - Raportowanie do TU / Rozliczenia
Dzięki temu modułowi usprawniane są rozliczenia z Towarzystwami Ubezpieczeniowymi. Są tu zawarte wszystkie elementy niezbędne do prawidłowego rozliczenia. Program daje możliwość automatyzacji rozliczenia oraz wspiera w wystawianiu faktur.
Ten sposób sprawdza się, gdy:
• Nie korzystamy z Insly do zarządzania prowizjami a chcemy jedynie w szybki sposób oznaczyć które raty zostały opłacone
• Przy dodawaniu polis wprowadzaliśmy wysokość prowizji i chcemy sprawdzić, czy naliczona prowizja przez TU jest równa prowizji, którą mamy w programie. Dzięki tej metodzie możemy również dowolnie edytować wysokość rat i prowizji na raporcie
• chcemy oznaczyć wiele płatności jednocześnie, np. na podstawie raportu z TU, który otrzymaliśmy
Dodawanie raportu do Towarzystw Ubezpieczeniowych
- Klikamy w Płatności i wybieramy Raportowanie do TU/Rozliczenia.
2. Aby dodać nowy raport do TU, klikamy w znak „+” w prawym górnym rogu ekranu. Uzupełniamy:
• Opis : Rekomendujemy wpisywać nazwę zgodną z plikiem, jaki otrzymaliśmy z TU, lub numerem FV który wystawimy
• Towarzystwo Ubezpieczeń, którego dane rozliczenie dotyczy
• Datę początku i końca (jest to wartość informacyjna, nie ma wpływu na płatności, które znajdą się w raporcie) a następnie klikamy Zapisz
Oznaczenie zapłaconych rat
- W zakładce Raty w prawym górnym rogu klikamy w ikonę Koła zębatego i wybieramy Dodaj płatności.
2. Możemy zaznaczyć wszystkie polisy z raportu TU poprzez ikonę Zaznacz wszystko lub zaznaczyć je ręcznie poprzez kliknięcie w checkbox przy polisie, wybierając kolejno te płatności, które znalazły się na rozliczeniu przesłanym z TU.
Następnie w prawym dolnym rogu klikamy w Dodaj płatność.
W ten sposób dodaliśmy płatności do raportu i możemy sprawdzić, czy inkaso oraz wysokość prowizji jest zgodny z tym, co otrzymaliśmy od TU.
- Jeżeli suma płatności w raporcie nie jest zgodna z sumą prowizji wypłaconej przez TU, możemy edytować ratę (jej prowizję lub wysokość).
- Finalnie suma prowizji i składki oraz ilość rat na raporcie w Insly była taka sama jak suma prowizji, składki i ilości rat w raporcie z TU.
- Edycja raty odbywa się poprzez kliknięcie na przycisk numeru polisy, gdzie możemy edytować zarówno wysokość jak i prowizję na poziomie każdej płatności.
3. Jeżeli płatności nam się zgadzają to możmy oznaczyć je jako opłacone przez klientów. Aby to zrobić należy kliknąć w Koło Zębate i wybrać Zaznacz raty jako zapłacone.
4. W edycji danych raportu uzupełniamy datę, następnie klikamy w Oznacz wszystkie raty z TU jako zapłacone.
Sprawdzanie poprawności zmapowanych składek
Jeżeli suma składek jest poprawna możemy kliknąć w prawym górnym rogu Zatwierdź raport. Kliknięcie na opcję zatwierdź raport spowoduje brak możliwości zmian na raporcie.
Dodawanie faktury TU
Jeżeli chcemy dodać informację o numerze Faktury VAT wystawionej do tego rozliczenia. Klikamy w Widok Główny, a następnie na ikonę Koła Zębatego w prawym górnym rogu.
Uzupełniamy kolejno informacje o Numerze FV, Towarzystwie Ubezpieczeniowym, Dacie i Terminie Płatności, a następnie klikamy w Zapisz.
Końcowy rezultat naszych prac widoczny będzie na harmonogramie płatności, gdzie widzimy kolejno:
• Datę opłacenia raty.
• Nazwę raportu na podstawie którego było rozliczenie.
• Numer FV
Kolumnę raport do TU możemy włączyć klikając na ikonę Koła zębatego, następnie wybieramy Raport do TU i na koniec klikamy w Zapisz.
