W cyklu pracy każdej agencji ubezpieczeniowej, towarzystwa przesyłają pliki podsumowujące wypracowaną prowizję za dany miesiąc.
Insly umożliwia zaimportowanie otrzymanych prowizji od towarzystw ubezpieczeniowych bezpośrednio do programu. Dzięki importowaniu prowizji oszczędzamy czas, potrzebny na ręczne wprowadzanie prowizji pod każdą dodaną polisą.

Krok 1 :

Przygotowanie pliku prowizyjnego

Plik prowizji, który należy umieścić w Insly, powinien być przygotowany w oparciu o istniejący przykład. Przykładowy plik znajduje się w zakładce „Narzędzia”„Prowizje”

Przygotowaliśmy już niektóre konwertery dla poszczególnych ubezpieczycieli, które po wklejeniu raportu ubezpieczyciela, automatycznie dopasują plik prowizyjny do szablonu Insly.

Jak korzystać z konwerterów:

  1. Utworzyć kopię konwertera danego TU na swoim komputerze
  2. Otworzyć skopiowany plik
  3. Wkleić otrzymany plik ubezpieczyciela do zakładki, która ma w konwerterze taką samą nazwę kolumny jak dane towarzystwo.
  4. Wygenerowane dane wyjściowe w zakładce Insly należy skopiować i zapisać w nowym pliku Excel
  5. Nowo utworzony plik Excel wrzucamy do programu, jak na obrazkach powyżej

Krok 2 :
Umieść utworzony plik w programie w zakładce „Narzędzia” → „Prowizje”, używając znaku +

Funkcjonalność załaduje plik Excel, następnie pojawi się raport załadowanych rekordów:

Na tym etapie istnieje możliwość zweryfikowania, do jakiej polisy zostaną przyporządkowane prowizje, informacja o rezultacie mapowania prowizji do polis -możemy przejść pod dany numer polisy : 

Plik można usunąć za pomocą znaku kosza na śmieci, jeśli wystąpił błąd lub niektóre dane są niepoprawne. Po usunięciu pliku istnieje możliwość edytowania pliku Excel i załadowania go ponownie.

Jeśli wszystkie dane zostały pomyślnie załadowane, import można potwierdzić za pomocą przycisku „Przypisz prowizje poprawnie zmapowane”.

Po kliknięciu przycisku:

  • prowizja jest wprowadzona dla każdej zmapowanej raty
  • rata jest oznaczona jako zapłacona z podaną datą (kolumna Data płatności w pliku Excel).
  • Uwaga! Nie ma możliwości cofnięcia tej akcji!

Najważniejsze informacje dotyczące przygotowania pliku : 

  • Nazwy kolumn Excel nie muszą być takie same jak w utworzonym pliku. Tylko struktura pliku powinna być taka sama (co oznacza, że każdy wiersz powinien zawierać określone dane, jak na poniższym zrzucie ekranu)

Policy number - Numer istniejącej polisy w programie
Installment no - Numer raty do danej polisy ( pole to nie jest wymagane do podania w pliku Excel )
Premium amount - Przypis danej raty
Commission amount - Wartość prowizji dla danej raty
Payment date - Data opłacenia przez TU

  • Funkcjonalność oznacza raty jako opłacone z datą uzupełnioną w Excelu
  • Numer raty w pliku Excel nie musi być uzupełniony. Jeśli numer nie zostanie podany, funkcjonalność szuka pierwszej istniejącej niespłaconej raty pod zadanym numerem polisy. Jeżeli funkcjonalność odnalazła konkretną ratę informacja: „Wybrano pierwszą nieopłaconą ratę” wyświetla się w widoku ogólnym po załadowaniu pliku.
  • Data płatności powinna mieć format: rrrr-mm-dd + format tekstowy w arkuszu Excel. Możemy użyć formuły Excel =TEKST(POLE; „rrrr-mm-dd”)
  • Funkcjonalność będzie sumować te same numery polis w pliku Excel. Jeśli w pliku ubezpieczyciela jest kilka zapisów o tym samym numerze polisy ( wiele towarzystw uwzględnia rozbicia na ryzyka ) funkcjonalność będzie sumowała kwoty przypisu i prowizji za ten sam numer polisy.
  • Minusowe wiersze muszą być obsługiwane ręcznie w Insly - jak to zrobić, opisano w punkcie 2 strony.Należy usunąć/wyciąć minusowe wiersze z przygotowanego pliku Excela i pozostawić go w drugim arkuszu, aby ręcznie wprowadzić takie informacje w Insly.
  • Każdą "zerową" prowizji należy ręcznie usunąć z nowo utworzonego pliku aby zabezpieczyć się przed wprowadzeniem prowizji 0 zł

Informacje o mapowaniu polis ( komunikaty ):

  • Wybrano pierwszą nie zapłaconą ratę - funkcjonalność zmapowała poprawnie określoną prowizję do istniejącej w programie raty pod polisą
  • Polisa nie znaleziona - w programie nie ma polisy o określonym numerze
  • Suma prowizji jest większa niż składka - suma prowizji przekracza wartość danej raty ( dotyczy to najczęściej korekt lub anulacji polis, gdy rata oraz prowizja są ujemne )
  • Dodaj numer raty do pliku w celu przypisania prowizji - funkcjonalność nie mogła odnaleźć określonej raty przy istniejącej polisie w programie Insly:
    - w programie może istnieć wiecej niż jedna polisa o określonej kwocie raty
    - przypis konkretnej raty w pliku Excel jest inny niż w programie Insly
    Aby zmapować prowizje, uzupełnij numer raty w pliku Excel
  • Data płatności w pliku Excel jest nieprawidłowa. Format daty płatności w pliku Excel jest nieprawidłowy - w pliku Excel uzupełniono datę płatności w nieprawidłowy sposób -  data powinna być w formacie "RRRR-MM-DD" jako pole tekstowe w pliku Excel
Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?