Zarządzanie płatnościami gotówkowymi

W przypadku kiedy klient wybiera płatność gotówką za polisę, możemy oznaczyć takie działanie w Insly. Aby to zrobić, należy:

przejść na kartę wystawionej polisy i wybrać zakładkę „Harmonogram płatności”
najechać na znak „$” znajdujący się przy racie
kliknąć na pole „Dodaj płatność”

Pojawi się okno, w którym należy wybrać w jaki sposób płatność została dokonana, uzupełnić datę i nazwę płatnika.

Po kliknięciu “Zapisz” zostaniemy przekierowani na kartę zarejestrowanej płatności, gdzie mamy możliwość podglądu i wydruku wygenerowanego dowodu wpłaty.

Po kliknięciu w jego numer, otworzy się wygenerowany dokument dowodu wpłaty.

Istnieje również możliwość stworzenia dedykowanego dla siebie szablonu.

Zarządzanie gotówką i dowodami wpłat

Po przyjęciu gotówki od klienta i oznaczeniu płatności możemy każdorazowo zmieniać status transakcji poprzez kliknięcie w ołówek w polu „Dowód wpłaty”.

Pojawią się 4 możliwe statusy:

Gotówka pobrana – gotówka pobrana od klienta
Odebrane od Kasjera – gotówka pobrana od agenta
Przekazane do banku – gotówka wpłacona na konto Towarzystwa
Anulowane – płatność anulowana

Można również oznaczyć status płatności jednorazowo dla wielu polis, co zdecydowanie znacznie skróci i ułatwi pracę.

Należy przejść do zakładki „Płatności” --> „Dowody wpłat”, gdzie możemy wyszukać polisy po nazwie, dacie utworzenia płatności, statusie oraz osobie przyjmującej gotówkę.

Po wybraniu powyższych danych zaznaczamy interesujące nas płatności (pojedynczo - zaznaczając checkbox przy numerze lub poprzez przycisk na dole zestawienia „Zaznacz wszystko”), wybieramy z listy rozwijalnej interesujący nas status a następnie klikamy w przycisk „Zmień dla zaznaczonych”.

Status płatności dla tych polis zmienił się.

Raportowanie płatności gotówkowej

W Insly istnieje możliwość wygenerowania raportu polis opłaconych gotówką.

Należy przejść do zakładki „Raporty” --> „Raporty” --> „Raport płatności”.

Pojawi się okno, w którym należy wybrać zakres daty, typ płatności jako „płatność gotówką” oraz typ „szczegółowe informacje”, a następnie „Generuj raport”:

Ustawianie numeracji dowodów wpłat

Numer dowodu wpłaty możemy uzupełniać ręcznie, jednak istnieje także możliwość utworzenia automatycznej numeracji - zdefiniowanej pod własne potrzeby.

By móc zarządzać dowodami wpłat, w pierwszej kolejności należy przejść
w „Ustawienia systemu” w prawym górnym rogu ekranu, w polu „Szukaj” wpisać „Faktury”, a w tej sekcji wybrać „Ustawienia płatności”, a w miejscu „Zarządzanie dowodami wpłat” zaznaczyć opcję „tak”.

Następnie należy wybrać Ustawienia numerów serii dowodów wpłat w zakładce „Faktury” --> „KP - Dowód wpłaty”. W polu „Poziom ostrzeżenia” wpisujemy liczbę, po której przekroczeniu otrzymamy ostrzeżenie o niskim poziomie dowodów wpłat do wykorzystania oraz w polu „E-mail z ostrzeżeniem” adres mailowy, na które to powiadomienie zostanie wysłane.

Pozostaje jedynie przejście do sekcji „KP – Ustawienia serii dowodów wpłat”,
czyli miejsca gdzie można dodać i określić serie dowodów wpłat według nazwy, numerów, daty utworzenia i daty startu serii:

· Seria – nazwa dowodu wpłaty

· Numer od – początek numeracji

· Numer do – koniec numeracji

· Data wystawienia – data startu numeracji

Uwaga!

W przypadku dodawania numeracji, w polach: “Numer od - do" należy uzupełnić taką samą ilość cyfr, na przykład: