Rozliczanie prowizji

W programie Insly istnieje możliwość rozliczania prowizji wypłacanych przez Ubezpieczycieli, bądź prowizji, które należy wypłacić swoim pracownikom.

Istnieją 3 sposoby wprowadzenia prowizji do polis rejestrowanych w Insly.

Po zaznaczeniu Towarzystw Ubezpieczeniowych, z którymi współpracujemy
oraz po ustawieniu Produktów/Ryzyk (np. Komunikacja, Majątek, Życie) można przejść do pierwszego z nich jakim jest ręczne wprowadzanie prowizji w momencie rejestracji polisy.

Po wypełnieniu danych klienta oraz polisy w kroku „Zakres” należy wprowadzić wartość należnej prowizji (%):

Po dodaniu polisy do systemu CRM, na karcie głównej pojawi się informacja
o procencie oraz wysokości prowizji:



W razie pomyłki w trakcie wprowadzania procentowej wartości prowizji, można
ją w każdej chwili edytować przechodząc na zakładkę „Zakres”, a następnie klikając
w ołówek znajdujący się po prawej stronie:


Drugim sposobem jest automatyczne ustawienie (zaszycie) prowizji w programie Insly.

Klikając w koło zębate, a następnie w „Ustawienia systemu”, po lewej stronie należy wyszukać hasło „Prowizje Ubezpieczyciela”. Po kliknięciu w tę opcję otworzy się lista Towarzystw/Produktów, do których można na stałe przypisać określony % prowizji.

Aby to zrobić, po rozwinięciu listy produktów pod konkretnym Towarzystwem należy kliknąć w ołówek, a następnie w „+”:


Po wprowadzeniu wartości prowizji należy kliknąć „Zapisz”.

Od tej chwili w trakcie wprowadzania nowej polisy do CRMu Insly, prowizja będzie zaczytywana automatycznie. Oczywiście w razie potrzeby można zmienić jej wysokość (pole to jest edytowalne).

Trzecim, ostatnim i zarazem najszybszym sposobem na zaczytanie prowizji do programu Insly jest import plików prowizyjnych - zestawień otrzymywanych
od poszczególnych Towarzystw.

Dzięki tej funkcji raty za polisę zostaną również oznaczone jako zapłacone.

Plik prowizyjny, który należy umieścić w Insly, powinien być przygotowany w oparciu
o istniejący przykład, który znajduje się w zakładce „Narzędzia” > „Import prowizji”:


Po naciśnięciu w „+” otworzy się okno, gdzie należy kliknąć w „Pobierz”:


Zostanie pobrany przykładowy plik Excel, zawierający poniższe, niezbędne do importu informacje:

Policy number - numer polisy
Installment no - numer raty do danej polisy (kolumna ta jest opcjonalna)
Premium amount - przypis danej raty
Commission amount - wartość prowizji dla danej raty
Payment date - data opłacenia przez TU

Po wklejeniu wartości z zestawienia od TU do pliku Excel, należy go umieścić
w zakładce „Narzędzia” > „Prowizje”, używając „+”:

W przypadku gdy w zestawieniu od Towarzystw znajdują się prowizje przypisane
do polis wystawionych w Towarzystwach PZU oraz Uniqa, należy uzupełnić datę wymagalności raty, np. za ubiegły rok. Zakres tych dat brany jest pod uwagę tylko w momencie zaznaczenia checkbox! Dzięki temu Insly wyszuka raty z danego okresu (polisy odnowieniowe wystawiane np. w TU PZU mają taki sam numer jak polisy pierwotne).

Funkcjonalność zaczyta plik Excel, a następnie pojawi się raport zaimportowanych rekordów:

Na tym etapie można jeszcze zweryfikować do jakiej polisy zostaną przyporządkowane prowizje, czy też informacje o rezultacie mapowania prowizji
do polis:

Jeśli wystąpił błąd lub niektóre dane są niepoprawne można usunąć plik prowizyjny za pomocą ikony kosza.
Po usunięciu istnieje możliwość edytowania go i dodania ponownie:

Jeśli wszystkie dane zostały pomyślnie wprowadzone, akcję tę można potwierdzić
za pomocą przycisku „Przypisz prowizje poprawnie zmapowane”:

Po kliknięciu na przycisk:

  1. Prowizja jest wprowadzona dla każdej prawidłowo zmapowanej raty.

  2. Rata jest oznaczona jako zapłacona zgodnie z datą podaną w pliku Excel.

  3. Zaimportowaną prowizje można sprawdzić przechodząc na kartę danej polisy,
    a następnie na zakładkę „Harmonogram płatności”:

  4. Uwaga! Nie ma możliwości cofnięcia tej akcji!

Najważniejsze informacje dotyczące przygotowania pliku:

  • Funkcjonalność oznacza raty jako opłacone zgodnie z datą uzupełnioną
    w Excelu.

  • Numer raty w pliku Excel nie musi być uzupełniony. Jeśli numer nie zostanie podany,
    funkcjonalność wyszuka pierwszą nieopłaconą ratę pod danym numerem polisy
    i do niej przypisze prowizję - pojawi się komunikat „Wybrano pierwszą niezapłaconą ratę.”.

  • Data płatności w arkuszu Excel powinna mieć format: RRRR-MM-DD + format tekstowy. Przykładowa formuła: =TEKST(wartość;„RRRR-MM-DD”).

  • Funkcjonalność będzie sumować te same numery polis w pliku Excel.
    Jeśli w zestawieniu od Towarzystwa jest kilka zapisów o tym samym numerze polisy (prowizja jest rozbita na poszczególne ryzyka) funkcjonalność będzie sumowała kwoty przypisu i prowizji za ten sam numer polisy.

  • Minusowe wiersze muszą być obsługiwane ręcznie - należy usunąć minusowe wiersze z przygotowanego pliku Excel i ręcznie wprowadzić do polis zarejestrowanych w Insly (więcej informacji poniżej).

  • Każdą "zerową" prowizję należy usunąć z pliku, aby zabezpieczyć się przed wprowadzeniem prowizji 0 zł.

Informacje o mapowaniu polis (komunikaty):

  • Wybrano pierwszą niezapłaconą ratę - funkcjonalność poprawnie zmapowała określoną prowizję do istniejącej w programie raty pod polisą.

  • Polisa nieznaleziona - w Insly nie znajduje się polisa o określonym numerze.

  • Suma prowizji jest większa niż składka - wysokość raty oraz prowizji jest minusowa. Taki rekord trzeba wprowadzić ręcznie.

Należy przejść na kartę polisy, następnie na „Harmonogram płatności”.
Klikając w „+” wybieramy „Dodaj nową ratę”:


Otworzy się krótki formularz, gdzie trzeba wprowadzić wysokość raty z pliku (poprzedzoną minusem!) oraz wprowadzić wartość prowizji w określonej kwocie
dla tej raty (również poprzedzoną minusem!) i kliknąć „Zapisz”:

Po wprowadzeniu minusowej raty oraz prowizji, należy oznaczyć ją jako zapłaconą (zgodnie z datą z pliku Excel) klikając w znak $, a następnie w „Dodaj płatność”:

  • Dodaj numer raty do pliku w celu przypisania prowizji. - Funkcjonalność nie mogła odnaleźć określonej raty przy polisie zarejestrowanej w programie Insly:
    - w programie może istnieć więcej niż jedna polisa o określonej kwocie raty,
    - przypis konkretnej raty w pliku Excel jest inny niż w programie Insly.
    Aby zmapować prowizje, należy uzupełnić numer raty w pliku Excel.

  • Data płatności w pliku Excel jest nieprawidłowa. Format daty płatności w pliku Excel jest nieprawidłowy. - w pliku Excel uzupełniono datę płatności
    w nieprawidłowy sposób - data w pliku powinna być w formacie "RRRR-MM-DD", jako pole tekstowe.

Rozliczanie prowizji na poszczególnych użytkowników

W programie Insly można także rozliczać prowizje na poszczególnych pracowników. Podobnie jak wcześniej można to robić na kroku rejestracji polisy, jednakże można również zdefiniować domyślny podział prowizji dla każdego użytkownika.

By to zrobić, należy kliknąć w koło zębate, a następnie w „Ustawienia systemu”.
Po lewej stronie należy wyszukać hasło „Domyślna prowizja użytkownika”.
Po kliknięciu w tę opcję pojawią się wszyscy użytkownicy programu. Klikając
w ołówek otworzy się lista Towarzystw/Produktów. Rozwijając każde z nich można wprowadzić wartość prowizji oraz jej typ (% z prowizji, % składki przypisanej, określona suma). Na samym końcu należy zatwierdzić tę operację:

Po włączeniu widoku szczegółowego w trakcie rejestracji polisy, na piątym kroku będzie widoczny automatyczny podział prowizyjny:


Możliwy jest również drugi sposób na zautomatyzowanie prowizji dla danego użytkownika - Domyślny podział prowizji.

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie ról, w jakich występuje dany pracownik
(np. sprzedawca, wystawiający polisę, rejestrujący polisę). By to zrobić, należy kliknąć w koło zębate, a następnie w „Ustawienia systemu”. Po lewej stronie należy wyszukać hasło „Dodatkowe role”. Po kliknięciu w „+” można dodać nową rolę,
a także określić jej typ (wewnętrzna/zewnętrzna). W programie ustawione
są domyślnie dwie role – Sprzedawca/Opiekun klienta oraz Osoba wystawiająca polisę:


Po wprowadzeniu nazwy oraz typu roli należy kliknąć „Zapisz”:

Kolejnym krokiem jest wyszukanie hasła „Domyślny podział prowizji”. W tym miejscu pojawią się zdefiniowane role, do których można wprowadzić procentową wartość prowizji.

Podobnie jak w poprzednim przypadku, prowizja ta będzie automatycznie podstawiana na 5 kroku rejestracji polisy. W tym miejscu można również uwzględnić inne osoby związane z tą polisą, wybierając użytkowników z listy rozwijalnej przy odpowiedniej roli:

WAŻNE!

W momencie gdy w programie wprowadzone są oba powyższe typy prowizji, zawsze uwzględniania jest tylko „Domyślna prowizja użytkownika”.

Raportowanie prowizji

Wszystkie prowizje wprowadzone do poszczególnych polis można wyraportować
do pliku Excel.
By to zrobić, należy przejść na zakładkę „Raporty” > „Raporty”. W kolumnie Sprzedaż trzeba wybrać „Raport prowizyjny”.

Otworzy się krótki formularz, w którym należy wprowadzić odpowiednią datę, typ raportu, itd., a następnie kliknąć „Generuj raport”:

Najczęściej pojawiające się błędy lub pytania:

  • Czy prowizje błędnie zmapowane zostaną przypisane do polis?

Nie, błędne rekordy nie zostaną przypisane.
Po kliknięciu w "Przypisz prowizje poprawnie zmapowane" pojawi się podsumowanie importu z ilością błędnych rekordów:

  • Czy prowizja zostanie nadpisana, jeśli wcześniej została wprowadzona ręcznie?

Tak, prowizja zostanie nadpisana zgodnie z tą, która znajduje się w pliku.

W przypadku jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem czatu, który jest dostępny pod ikonką w prawym dolnym rogu programu.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?