Sprawdź, czy nasze wzory są dla Ciebie odpowiednie.

Wyślij wzór swojego formularza APK i/lub treści maila na pomoc@insly.com,
jeśli chcesz ich użyć, a resztę zrobimy za Ciebie.

Prześlij dodatkowe pliki, które należy przekazać klientowi w przypadku sprzedaży zdalnej czy hybrydowej: klauzule RODO, informacje o dystrybutorze, upoważnienia agencyjne dla poszczególnych OFWCA, pełnomocnictwa udzielone agencji przez TU oraz - opcjonalnie - materiały promocyjne.

Dokładne informacje jakich potrzebujemy aby skonfigurować APK dla Ciebie znajdziesz tutaj: kliknij w link
​

Dedykowana sekcja "APK" - trzecia zakładka na panelu głównym (znajdują się tutaj wszystkie wykonane analizy potrzeb):

W trakcie kalkulacji oferty komunikacyjnej - można dodać nowe lub edytować ostatnio utworzone:
​

Rozpoczynając rozmowę z klientem konieczne jest dopełnienie formalności wymaganych przez RODO i IDD (udostępnienie niezbędnej dokumentacji: Informacje o przetwarzaniu danych osobowych, pełnomocnictwa, upoważnienie agencji dla OFWCA, informacje o agencji). Po spełnieniu tych wymogów, należy uruchomić formularz APK w systemie, klikając przycisk „Nowa Analiza Potrzeb Klienta”:

​Postępowanie w przypadku odmowy klienta

W skrajnym przypadku, gdy klient odmawia przeprowadzenia analizy potrzeb, system umożliwia odnotowanie tego faktu. Z opcji tej należy jednak korzystać w ostateczności i z rozwagą. Procedury niektórych TU wprost zabraniają przedstawienia oferty klientowi, który nie zgodził się na badanie potrzeb. Nadużywanie tej opcji może też być wykorzystane przez KNF do uzasadnienia nałożenia kar za uchylanie się od obowiązku ustawowego.
​

Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie z klientem wywiadu, który pozwoli ustalić jego faktyczne potrzeby i oczekiwania. Formularz APK zawiera kategorie, które pomagają zweryfikować, czy wszystkie potencjalne obszary ryzyka (które mogą być objęte ochroną) zostały omówione. Istnieje w formularzu możliwość dopisania własnej kategorii ryzyk ("Inne"), jeśli produkt jakiego poszukuje klient nie mieści się w żadnej z domyślnych kategorii (Pojazd, Majątek, Życie itd.).

Zaleca się również zbadanie potrzeb, które mogą pojawić się w najbliższej przyszłości. Informacje te mogą posłużyć do przyszłej sprzedaży dodatkowych produktów.

Po ustaleniu ogólnych kategorii zainteresowania, należy przejść do bardziej szczegółowych pytań dotyczących kluczowych elementów produktów (np. konkretnych ryzyk w ubezpieczeniach komunikacyjnych) i cech, które są dla klienta najważniejsze.

Wskazane przez klienta rodzaje produktów należy zaznaczyć w systemie. Dostępne jest również pole na wpisanie dodatkowych uwag, które mogą mieć znaczenie przy przygotowaniu oferty.

Należy pamiętać o zapytaniu klienta o nieakceptowalne wyłączenia odpowiedzialności oraz o to, czy i jakie czynniki ESG (związane ze zrównoważonym rozwojem) są dla niego istotne przy wyborze zakładu ubezpieczeń.
​
​Wpisywanie szczegółowych informacji tekstowych: KNF w kontrolach przeprowadzonych w TU podważa prawidłowość przeprowadzenia analizy potrzeb poprzez samą listę ryzyk/produktów. Należy dodać bardziej szczegółowe informacje o potrzebach klienta, żeby nie być posądzonym o zrobienie badania bez należytej staranności. Nie muszą to być bardzo rozbudowane opisy, ale warto wskazać te cechy, które pozwolą wybrać określony produkt danego TU, a nie inny. Dodatkowo dodano podpowiedzi przy tych polach, żeby było to łatwiejsze do zrozumienia.
​

​

Po stwierdzeniu, że temat został wyczerpany i zebrano kompletne informacje o oczekiwaniach klienta (co w praktyce oznacza zdefiniowanie kryteriów wyszukiwania oferty), należy zapisać formularz.
​

Na podstawie zapisanych w APK kryteriów, należy przygotować ofertę, korzystając z porównywarki Insly lub portali TU. Ofertę należy przedstawić klientowi, równocześnie wręczając dokumenty OWU oraz Karty Produktów.
​
​Ważna uwaga: System umożliwia edycję zapisanego formularza APK w dowolnym momencie. Jest to kluczowe, ponieważ finalna wersja APK musi być zgodna z umową ubezpieczenia, którą klient zdecyduje się ostatecznie zawrzeć.
​

Wystaw polisę/-y w programie Insly lub portalu TU.

Po wystawieniu polisy, należy wpisać jej numer do formularza APK. System umożliwia dodanie kilku numerów polis do jednej analizy.
​

Po wprowadzeniu numerów, formularz należy ponownie zapisać.
​

Należy pobrać gotowy dokument APK (korzystając z ikony „Pobierz APK”), a następnie wydrukować go i przedstawić klientowi do ostatecznej weryfikacji oraz podpisu.
​

Wszystkie ryzyka z wybranej kategorii (np. pojazd) widoczne są na wydruku APK - nawet te niezaznaczone. Jest to wymóg m.in. od Ergo Hestii. ​
​

Jeśli numer polisy nie był wprowadzony w systemie, na wydruku pozostawiono pustą przestrzeń na jego ręczne dopisanie.

Zeskanowany, podpisany przez klienta dokument należy załączyć w systemie Insly, w profilu właściwego klienta.
​

W momencie kiedy skan podpisanego APK dodajemy ręcznie - należy przejść na listę rozwijalną i zmienić status na „Zamknięta ręcznie”:
​

Dostępna jest również funkcja szybkiego importu skanów, która automatycznie przypisuje dokumenty do istniejących analiz.

Gdy funkcjonalność zostanie włączona dla agencji, na drukowanym PDF widoczny będzie kod QR. Po ręcznym podpisaniu APK przez klienta oraz wykonaniu skanu, będzie możliwe dodanie tego pliku do systemu w szybki sposób.

Po wejściu na listę wykonanych APK, w górnym prawym rogu widoczny jest przycisk "Zaimportuj skany APK".

Gdy klikniesz powyższy przycisk, system pozwoli Ci zaimportować podpisany skan, który następnie automatycznie podepnie się pod wcześniej wykonane APK.
​

Skan widoczny będzie w zakładce "Dokumenty" po wejściu w wykonaną APK:
​

​

Zakończona i zarchiwizowana analiza jest dostępna do wglądu w dowolnym momencie z poziomu listy głównej APK oraz w zakładce „Analiza Potrzeb Klienta” bezpośrednio w profilu klienta.

Podobnie jak w procesie bezpośrednim, procedura zdalna rozpoczyna się od dopełnienia obowiązków formalnych (RODO, IDD), przeprowadzenia wywiadu z klientem (np. telefonicznie) i wypełnienia formularza APK w systemie.

Po zebraniu informacji, zamiast drukowania, należy skorzystać z opcji „Wyślij e-mailem:

Przed wysłaniem wiadomości system umożliwia załączenie dodatkowych plików, które mają zostać przekazane klientowi.
​

Do klienta wysyłana jest wiadomość e-mail zawierająca formularz APK (z zapisem udzielonych odpowiedzi) jako załącznik. Potwierdzenie wysłania jest sygnalizowane w systemie przez nową ikonę oraz automatyczną zmianę statusu analizy na „Wysłana”.

Wiadomość może być oparta o domyślny szablon Insly lub własny, wcześniej skonfigurowany wzór. Kluczowe jest, aby treść wiadomości zawierała wszystkie wymagane oświadczenia, które klient potwierdza poprzez kliknięcie dedykowanego przycisku akceptacji.

Do wiadomości automatycznie dołączane są również pozostałe skonfigurowane pliki, takie jak informacje o agencji, pełnomocnictwa od TU czy upoważnienia dla OFWCA.
​

UWAGA! W osobnym mailu wysłanym poza Insly powinny być przekazane informacje o sugerowanej ofercie a także Karty produktów i OWU
dla sugerowanych ubezpieczeń (1 lub więcej).

Klient może odpowiedzieć na ten mail zadając dodatkowe pytania
lub przekazując swoje uwagi. Trafi on bezpośrednio na skrzynkę mailową użytkownika, który przeprowadzał APK. Na tej podstawie może on zmodyfikować wykonane APK, dodać do niego komentarz lub przygotować nowe i wysłać ponownie na mail.

Oczywiście te same informacje może przekazać innym kanałem komunikacji
(np. telefonicznie) – najważniejsze żeby ten fakt odnotować w programie (choćby ręcznie zmienić status, jeśli klient nie kliknie na przycisk z maila), aby APK było ZAWSZE adekwatne do polisy (albo polis), która będzie wystawiona na kolejnym etapie.
​

Po kliknięciu przycisku akceptacji w wiadomości e-mail, klient zobaczy komunikat potwierdzający.
​

Jednocześnie status analizy w systemie Insly zmieni się automatycznie na „Zaakceptowana”.

Po zmianie statusu na „Zaakceptowana” w ten sposób, pobrany plik PDF analizy będzie zawierał specjalną adnotację. Znajdzie się na nim informacja, że APK zostało potwierdzone zdalnie przez klienta, wraz z datą i godziną kliknięcia w przycisk akceptacji. Stanowi to solidny dowód na dopełnienie obowiązku i może być wykorzystane w przypadku kontroli KNF lub TU.
​

​

Po ostatecznym zakończeniu badania potrzeb (klient nie ma więcej uwag
i akceptuje ofertę oraz potwierdził prawidłowość wykonania badanie, jak też to, że pozostałe obowiązki RODO i IDD zostały wypełnione przez agenta), następuje etap wystawienia polisy (lub polis) w systemach TU lub bezpośrednio w Insly.
​

Ostatnim krokiem jest ponowna edycja formularza APK w celu ostatecznej weryfikacji jego zgodności z wystawioną polisą. Należy wówczas wprowadzić numer wystawionej polisy w dedykowane pole, kliknąć przycisk dodania numeru

a na końcu zapisać wszystkie zmiany.

Jeżeli jedna analiza APK była podstawą do zawarcia kilku umów ubezpieczenia, należy wprowadzić wszystkie numery polis, powtarzając powyższą czynność. Zapis formularza powinien nastąpić po wprowadzeniu wszystkich numerów.
​

Analiza jest zakończona – można ją w każdej chwili wyszukać z listy głównej APK lub znaleźć w zakładce „Analiza Potrzeb Klienta” bezpośrednio w jego profilu.

W celu wygenerowania raportu należy przejść do głównej listy APK, a następnie wybrać opcję „Export do Excel”. System automatycznie zainicjuje pobieranie pliku zawierającego listę przeprowadzonych analiz.
​

Pobrany plik jest generowany w formacie CSV (dane rozdzielane przecinkami). Aby dane były poprawnie wyświetlane w arkuszu kalkulacyjnym, konieczne jest wykonanie standardowej procedury importu danych tekstowych.
​
W tym celu należy wybrać kolumnę "A", w której domyślnie znajdują się wszystkie dane w formie scalonej, przejść do zakładki „Dane” w górnym menu programu Excel i wybrać funkcję „Tekst jako kolumny”.
​

Otworzy się trzyetapowy kreator. Należy wybrać opcję „Rozdzielany” i kliknąć „Dalej”.
​

​

W polu „Ograniczniki” należy zaznaczyć opcje „Tabulator” oraz „Przecinek”. Następnie kliknąć „Dalej”.
​

Należy pozostawić format danych kolumny jako „Ogólny” i kliknąć „Zakończ”.